טיפים לרכישת ציוד משרדי לעסק חדש

אחד הדברים המשותפים לחברות סטארט אפ, משרדים גדולים ועסקים קטנים הוא הצורך באספקה שוטפת של ציוד משרדי. עם כל כך הרבה מוצרים ואפשרויות שונות, יכול להיות מאוד קשה לדעת איזה ציוד משרדי חובה ומה נחשב ל'נחמד'.

המדריך שלפניכם יעזור לכם לנהל את הציוד באופן הנכון – כזה שישמור על סביבת עבודה תומכת תוך חיסכון בהוצאות.

קרדיט תמונות: ציוד משרדי לעסק באתר 'קרביץ'

ניירות ומכשירי כתיבה

לא משנה כמה דיגיטליים אתם וכמה מערכת המחשוב במשרד מתקדמת, בסופו של דבר כולם זקוקים לעט ונייר מסוג כלשהו.

יכול להיות שאתם בדיוק צריכים לרשום תזכורת בפתק ממו 'פוסט איט' דביק, שאתם רושמים תזכורת כחלק משיחת טלפון או שבכלל העובדים זקוקים לכלי כתיבה ומחברות כחלק מההכשרה והלמידה שלהם. כך או כך, כלי כתיבה ומוצרי נייר הם פריטי חובה בכל ארון ציוד משרדי.

מאחר שקיים מגוון עצום של מוצרי נייר וכלי כתיבה שיכולים לגרום לכם להיסחף ולרכוש פריטים יקרים מדי או כאלה שאין בהם צורך, מומלץ להיצמד לצרכים היומיים ולזכור שבעקבות התחרות העזה בענף, אתם יכולים למצוא מוצרים איכותיים (שאינם חייבים להיות ממותגים) במחירים זולים, במיוחד כאשר רוכשים אותם בחבילות ולא בבודדים.

כדי להשלים את התמונה, מומלץ להחזיק בנוסף גם טושים להדגשה (מרקרים), סיכות להצמדת מסמכים ושדכן איכותי שיכול לסכך עשרות עמודים בפעם אחת.

פתרונות אחסון ותיוק

אחד המאפיינים הבולטים של כל משרד הוא הניירת הרבה שמיוצרת על בסיס קבוע. זה יכול להיות קבלות, רישומים, מכתבים, תכניות עבודה ועוד שלל מסמכים שצריך לארגן באופן מסודר שיאפשר למצוא אותם ולהשתמש בהם בעת הצורך.

יתירה מכך, עסקים מחויבים לשמור מסמכים מסוגים שונים למספר שנים על פי חוק.

מאחר שהמידע מחולק למסמכים פיזיים ולמידע דיגיטלי, יש להתמקד בשלושה פתרונות שיאפשרו לשמור את המידע באופן בטוח ונגיש.

1. ארונות, מגירות ומעמדים

ארונות משרדיים מעולים לאחסון קלסרים ותיקיות ואילו מגשים ומגירות משרדיים ישמשו לאחסון מסמכים שצרכים להיות בהישג יד. חשוב לשקול רכישה של מגירות וארונות עם מנעול כאשר מדובר במסמכים חשובים או כאשר החוק מחייב זאת.

1. קלסרים ותיקיות

קלסרים משרדיים ותיקיות בגודל המתאים הם עוד מוצרי חובה בכל משרד. מומלץ לרכוש מחורר גדול שיכול להתמודד עם כמה עשרות עמודים בבת אחת (חוסך זמן ומאמץ), שמרדפים, חוצצים ומדבקות לגב הקלסר שיחד יעזרו לכם לתייק כל מסמך באופן מהיר ויעיל שמאפשר התמצאות וגישה מהירים.

1. אחסון מידע דיגיטלי

מידע דיגיטלי תופס מקום מרכזי בכל עסק. חשבתם מה הנזק שיכול להיגרם ממחיקת קבצים כתוצאה מתקלה או בזדון?

לכן חשוב לבחור בפתרונות גיבוי שישמרו את המידע באופן מאובטח. הדרך המומלצת היא לעשות שימוש בשירותי הענן המוכרים של גוגל אשר מאפשרים אחסנה וסנכרון של תיקיות באופן אוטומטי בענן מופרד ומאובטח.

דרך נוספת היא אמצעי אחסנה כמו כוננים חיצוניים. האופן המומלץ הוא שילוב של שני האמצעים במידת הצורך כשבחירת ההתקנים החיצוניים חייבת להתבצע על פי איכות ופחות לפי מחיר. הכוננים של WD בהחלט מומלצים למטרה הזאת.

בחירת מדפסת מתאימה

בחירת מדפסת לעסק היא אחת המשימות החשובות ועם מבחר כל כך רחב, היא יכולה להיות מאתגרת במיוחד.

מאחר שהמדפסת מהווה את אחד החלקים הכי שימושיים במשרד, עליכם לתת את הדעת לשני דברים.

הראשון הוא האמינות ויכולת הדפסה מרובה. הדבר האחרון שאתם צריכים הוא להיתקע עם מדפסת שמבצעת את העבודה באיטיות או מתקלקלת לעתים קרובות ולכן עליכם לבחור בדגם מוכר (שכבר הוכיח את עצמו) של חברה אמינה, גם אם המחיר יקר יותר ביחס למדפסות אחרות.

זכרו שמדפסת משרדית שונה מביתית במובן שהיא צריכה לעמוד בעומס הרבה יותר גבוה ומה שטוב לבית לא בהכרח יתאים לעסק.

הדבר השני שחשוב לבדוק הוא את עלות ההדפסה לעמוד. מאחר שבמשרד ממוצע מתבצעות מאות ואלפי הדפסות בחודש, עלות מוזלת להדפסת עמוד יכולה לחסוך לכם הרבה מאוד כסף לאורך זמן.

התמקדו יותר בעלויות להדפסה בשחור לבן או בצבע (על פי הצורך שלכם) ופחות בעלויות של הדיו מאחר שמדובר בנתון שעשוי להטעות אתכם.

קרדיט: מאקו

יצירת סביבת עבודה פורייה ובריאה

לבחירת ציוד משרדי מתאים יכולה להיות השפעה מרחיקת לכת על מצב הרוח, התפוקה ואפילו הבריאות של העובדים.

עניין זה בא לידי ביטוי בכמה מובנים:

סביבה מאורגנת = עבודה יעילה

מי לא מכיר את הסיטואציות שבהן אתם באמצע העבודה וזקוקים לפריט מסויים שאינכם מוצאים…

אין ספק שמדובר בסיטואציה שגורמת לבזבוז זמן, מוציאה אתכם מקו המחשבה ובעיקר מיותרת שאפשר למנוע אותה על ידי ארגון סביבת העבודה.

מעמדים, כלי אחסון נגישים ופתרונות אחסנה יעילים יכולים ליצור משרד הרבה יותר יעיל בהשקעה אפסית.

עיצוב המשרד

מחקרים שנעשו בשנים האחרונות מוכיחים שעיצוב נכון של המשרד יכול לתרום ליצירתיות ואף לתפוקה של העובדים.

אנחנו לא מבקשים מכם להחליף את כל הריהוט אבל פריטים צבעוניים ומתנות לעובדים כמו ספלים ובקבוקים עם לוגו החברה יכולים בהחלט לעשות לפחות חלק מהעבודה.

ריהוט וציוד משרדי ארגונומי

בריאות העובדים חשובה יותר מהכל ובעידן שבו פציעות שמקורן בעבודה לא נכונה נהיים נפוצים יותר, ישנה חשיבות לבחירה של ריהוט וציוד משרדי שמאפשרים עבודה ממושכת בסביבה בריאה.

כיסאות אורתופדים, הדום לרגליים, עכברים ומקלדות ארגונומיות יכולים למנוע הפרעות ואפילו פציעות חמורות. יכול להיות שהציוד יהיה יקר יותר בהתחלה אך לאורך זמן יכול למנוע פציעות, ימי מחלה ובגדול להיות הרבה יותר משתלם לכולם.